Anleitung zum SteriBase- Update Version 4.31.002

Stand: 27.12.2016

Grundsätzliche Infos und Vorgehen:

Bitte lesen Sie diese Anleitung vor Beginn der Update-Arbeiten vollständig durch.

Eine Übersicht der Änderungen in 4.31.002 News in Kurzform 
 

Dieses Update muss an ALLEN Arbeitsplätzen ausgeführt werden. Ein paralleles Arbeiten mit unterschiedlichen SteriBase-Versionen ist NICHT möglich.

Technische Informationen:

Installierte Mindestversion von SteriBase für dieses Update: 4.30.019 und höher

Installierte Mindest-Access-Version: Office/Access(RT) 2010 und höher

Betriebssystem: mindestens Win 7 und höher (Windows XP und Server 2003 werden nicht mehr unterstützt)

Genaue Vorgehensweise:

Bitte halten Sie diese Reihenfolge ein!

1. Beenden Sie SteriBase an ALLEN Arbeitsplätzen.

2. An einem Arbeitsplatz (oder auf dem Terminal-Server) mit Windows-ADMIN-Rechten anmelden und SteriBase starten

(Melden Sie sich als Windows-ADMINISTRATOR auf dem Windows-System an. Möglichst an einem neuerem, schnellen Rechner.)
 

3.  Erstellen Sie eine Sicherung Ihrer aktuellen Pfadkonfiguration

Gehen Sie im SteriBase- Hauptmenü unter Datei auf den Menüpunkt "Datenanbindung". Klicken Sie dann unten links auf den Button "Konfig. als Datei abspeichern".
Es erscheint ein "Speichern unter..."-Dialog, in dem Sie den Speicherpfad und einen Dateinamen wählen können.
 

4. Erstellen Sie eine Sicherung Ihrer Hauptdatenbank

Gehen Sie hierzu bitte in SteriBase unter "Weitere" und klicken Sie auf den Button "Aktuelle Datenbank sichern".
Es erscheint ein "Speichern unter..."-Dialog, in dem Sie den Sicherungspfad frei wählen können.
Wählen Sie hier einen Pfad außerhalb der SteriBase-Installation.

5. SteriBase-Version aktualisieren

Starten Sie die Patch-Me-Datei (Auf Win7 und neuer am besten über die rechte Maustaste und "Als Administrator ausführen".) und führen die Installation wie gewohnt durch.

Starten Sie nach erfolgreicher Installation das SteriBase-Programm. 

Es erfolgt die Meldung, dass die Tabelle VertrMgr nicht gefunden werden konnte, die Sie mit OK bestätigen.

Dann erfolgt die Meldung, dass die Version der Hauptdatenbank "low" ist und ein Update der Datenbank durchgeführt werden muss.

Bestätigen Sie dies mit Ja (Achten Sie darauf, dass spätestens jetzt keine anderen User mehr auf die SteriBase-DB zugreifen, also alle anderen abgemeldet sind.)

 

Danach öffnet sich im Hintergrund der Datenbank-Updater und das Update läuft automatisch durch. Dies erfolgt idR innerhalb weniger Sekunden.

Anschließend öffnet sich der gewohnte Anmeldedialog zur Anmeldung im System.

Klicken Sie nach der Anmeldung im Hauptmenü in der Menüleiste auf SPEZIAL-MODUL und auf DATENANBINDUNG, wenn Sie User-spezifische Ausdrucke haben:

 

5a. Führen Sie die SteriBase-Aktualisierung analog an allen anderen SteriBase-Arbeitsplätzen durch, an denen SteriBase lokal installiert ist

Starten Sie an den anderen Arbeitplätzen SteriBase nicht mehr und führen direkt das Patch-Update durch. Der Hinweis auf ein DB-Update erscheint dann an den weiteren Arbeitsplätzen nicht mehr, da das Datenbankupdate bereits auf dem ersten Platz ausgeführt wurde.
(Bei einer Installation auf einem Terminal-Server ist ohnehin nur eine einzige Installation notwendig.)

 

Verwaltung von Patienten/Krankenkassen und Taxtypen für Sonder-Taxvereinbarungen

Mit zunehmender Anzahl von Verträgen (Ausschreibungen) ist es mitunter schwierig geworden, Rezepte schnell und korrekt zu taxieren. Um diese ganzen Sondervereinbarungen sinnvoll innerhalb von SteriBase zu verwalten, bieten wir Ihnen folgenden Workflow dazu an:

Es ist notwendig im GP-Stammsatz der Krankenkassen und Patienten bestimmte GP-Gruppen zuzuordnen. Dazu wird pro Sonder-Taxvereinbarung (Ausschreibung) unter WEITERE/ AUSWAHLLISTEN auf der Karte GP-Gruppen jeweils eine eigene GP-Gruppe definiert, z.B. Spectrum K, GWQ/DAK, Knappschaft, Barmer, AOK etc.

 1. Verwalten der Krankenkassen im GP-Stammsatz
Die Krankenkassen sind mit ihren IK-Nummern (9-stellig) als GP angelegt und haben eine Gruppenzuordnung zur Krankenkasse.
Mit der SteriBase-Version 4.31.001 gibt es eine neue System-GP-Gruppe namens "Krankenkasse mit Sonder-Taxe".
Ordnen Sie diese neue GP-Gruppe bitte allen Krankenkassen zu für die es Sonder-Abrechnungen gibt.

 Des Weiteren ordnen Sie die eigens definierte GP-Gruppe für die Sonder-Taxvereinbarung zu. Eine Krankenkasse mit Sonder-Abrechnung hat somit nun ggf. drei GP-Gruppen zugeordet:

Hinweis: die Zuordnung der Krankenkassen in die GP-Gruppen müssen Sie selbst vornehmen, da hierfür keine übergreifenden unverbindlichen bundesweit gültigen Daten verfügbar sind.
In der GP-Übersicht können Sie durch Eingabe der Syntax "IK:101234567" die Krankenkasse auflisten, die diese IK-Nummer zugeordnet hat:

2. Geschäftspartner Patient
Beim Anlegen des Patienten im GP-Stamm wird auf der Karte PATIENT die Krankenkasse zugeordnet:

Dabei wird nun ab der Version 4.31.001 geprüft, ob die zugeordnete Krankenkasse eine Zuordnung zur neuen System-GP-Gruppe Sonder-Taxvereinbarung hat. Wenn JA, dann kommt folgende Meldung:

3. Tax-Typ-Zuordnung
Bisher wurde beim Erstellen von RP-Positionen üblicherweise der offizielle HT-Taxtyp gesetzt. Unter WEITERE/ Taxtypen definieren gibt es nun eine weitere Registerkarte "Zuordnung Kassen/Stationen":

Um nun auch gleich schon auf entsprechende Sonderabrechnungen automatisch bei der Erstellung der Rezeptpositionen nach Möglichkeit so korrekt wie möglich zu verweisen, gibt es hier die Möglichkeit Bedingungen zu definieren, unter denen dieser Taxtyp dann automatisch verwendet werden soll, z.B.:

Lohnauftraggeber: Apotheke, für die Sie im Auftrag herstellen- bei Eigenherstellung steht der Eintrag auf -STD-
Kr-Kassen-GP-Gruppen: GP-Gruppe der zugeordneten Krankenkassen für die es einen Sondervertrag gibt, siehe oben
Station: Station/ Praxis
Zub-Kategorie: Zubereitungskategorie, z.B. Zytostase, MAK, Ca-folinat etc.

Beim Erstellen von RP-Positionen wird dann der passende Taxtyp automatisch gesetzt:

4. Tax-Typ-Erweiterung bzgl. INN-Preisgenerierung/ WICHTIG FÜR DAS GENERIEREN DER INN-PREISE

Im Taxtyp auf der ersten Registerkarte "Tax-Typ" ist ein neues Feld hinzugekommen: INN-Preise generieren

Hier müssen Sie bitte bei Ihren User-Taxtypen den Modus festlegen, (v.a. dann wenn Sie die INN-Preise auf Ebene von bereits erstellen RP-Positionen generieren):

- nicht definiert --> bei Abrechnung über Tax-Vorlagen
- generieren --> die INN-Preise sollen mit generiert werden, z.B. bei den HT-Taxtypen deren Datengrundlage der aktuelle EK ist
- nicht generieren --> bei Abrechnungsvereinbarungen mit fixen INN-Preisen und die Datengrundlage ist NICHT stets der aktuelle EK sondern ein fixer festgelegter INN-Preis der sich nicht ändert

Nach dem Update stehen alle User-Taxtypen auf 'undefiniert' und müssen zunächst aktiv nach Ihren Gegebenheiten eingestellt werden!

5. Tax-Typ-Erweiterung bzgl. Preis-Referenzen

Es gibt neue Eigenschaften von Taxtypen:

- ein Taxtyp kann nun 2 Referenzen auf andere Taxtypen beinhalten, welche als Preis-Ober-/Untergrenzen herangezogen werden können.
(z.B. Deckelung eines Ausschreibungs-Taxtyps über den Taxtyp der Hilfstaxe)

D.h. der Tax-Preis der RP-Position darf nicht höher ausfallen, als der Tax-Preis des hier hinterlegten Taxtyps und SteriBase schreibt automatisch den max. Taxpreis in die RP-Position.

- Preis 2 für einen Taxtyp / Rezeptposition: ein Taxtyp kann nun eine Referenz auf einen anderen Taxtyp beinhalten, welcher einen 2. Preis berechnet.


Dieser 2. Preis wird dann auch in einem Feld der Rezeptposition sichtbar. (v.a. für interne Zwecke relevant, wie z.b. zu Zwecken der Abrechnung zwischen Lohnhersteller und Lohnauftraggeber)

Beachten Sie bitte auch unser allg. Anleitungsseite zum Definieren der Taxtypen. Diese finden Sie hier

6. Erweiterung der Option für e-Rezept-Parameter (SetID=2211)

Um für unterschiedliche Abrechnungs-Varianten/Taxtypen die Möglichkeit zu schaffen, in Abhängigkeit vom Taxtyp (z.B. Ausschreibung) unterschiedliche Kennzeichen für die elektronischen Rezeptdaten zu verwenden, wurde die Option für die e-Rezept-Parameter entsprechend erweitert.
Die Option kann nun in unterschiedliche Abschnitte (<Set> -Elemente) untergliedert werden, wobei jede Untergliederung auf einen bzw. auch mehrere Taxtypen verweisen kann.
Nach dem Update existiert zunächst eine Untergliederung, die auf keinen konkreten Taxtyp verweist (Taxtyp-Id = 0).

Diese Untergliederung gilt für alle Taxtypen, auf die nicht in einer zusätzlichen Untergliederung konkret verwiesen wird.
Diese stellt also die Basis-Einstellung/Untergliederung dar und darf keinesfalls gelöscht oder mit einem Verweis auf einen anderen Taxtyp (Taxtyp-Id <> 0) versehen werden.
Eine weitere Untergliederung ist bereits als Vorlage durch das Update eingefügt worden.
Diese verweist symbolisch auf die nicht existierenden Taxtypen (-11111, -22222).
Diese Vorlage-Untergliederung können Sie dann zum Beispiel direkt schon verwenden, um auf spezielle Taxtypen zu verweisen, die sie zum Beispiel für die Abrechnung einer Ausschreibung verwenden und denen sie zum Beispiel andere Kennzeichen für Preis/Arbeitspreis zuweisen möchten.
Sie können dabei auf eine beliebig lange Liste an Taxtypen verweisen.
Für jeden Taxtyp, auf den diese Untergliederung zutreffen soll, fügen Sie ein weiteres Element bezüglich des gewünschten TaxTyps unter die existierenden Elemente hinzu (z.B. <TaxTypID>-23</TaxTypID> <TaxTypID>-24</TaxTypID>). Hinweis: User-Taxtypen haben negative ID's.
Neben der durch das Updates bereits hinzugefügten Untergliederung (<Set>-Element) können Sie auch noch weitere Untergliederung-Elemente hinzufügen.
(Die Anzahl ist theoretisch nicht begrenzt)
Falls Sie bislang den Umweg gewählt haben, unterschiedliche Inhalte dieser Option durch Setzen der Option auf unterschiedlichen Options-Levels (zum Beispiel auf Ebene eines Benutzers/Arbeitsplatzes) zu nutzen, so können Sie dies nun doch oben beschriebene Änderung entsprechend wieder aufheben.
Es sollte dann für diese Option ausreichend sein, diese nur auf Ebene der Datenbank zu setzen und die Einträge, die sich auf andere Levels beziehen, wieder zu löschen.
WICHTIG: Bitte denken Sie daran, dass Sie nach dem Anlegen eines neuen Taxtyps diesen ggf. in der Option mit zuordnen, wenn für diesen Taxtyp nicht die Standard-Einstellung gelten soll.

Diese Einstellung sollte mit größter Sorgfalt bearbeitet werden. Wenden Sie sich dazu ggf. an die Hotline.

Vertrags-Manager-Tool / Check der Berechtigung zur Belieferung

Durch die inzwischen zahlreich vorhandenen und unübersichtlichen Ausschreibungs-Verträge ist es bisweilen schwer, die Übersicht zu behalten, welche Aufträge beliefert werden dürfen bzw. gegebenenfalls auch nicht beliefert werden dürfen.
Aus diesem Grund wurde ein Vertrags-Manager integriert, über den sie sich eine komfortable Übersicht zu diesem Thema bezüglich der von Ihnen angelegten Aufträge verschaffen können.
Der Vertrags-Manager funktioniert ähnlich wie die automatische Zuordnung von Taxtypen, die mit dieser Version neu eingeführt wurde.
Voraussetzung ist, dass Sie die Kostenträger, die zu einem bestimmten Vertrag/Sonder-Abrechnung gehören zu einer GP-Gruppe zusammenfassen.
Im Vertragsmanager können Sie dann definieren, für welche Krankenkassen-Gruppen bestimmte Stationen beliefert werden dürfen oder eben auch nicht beliefert werden dürfen.

Die Grundlagen dafür legen Sie unter WEITERE und Vertragsmanager fest.

Lohnauftraggeber: Apotheke, für die Sie im Auftrag herstellen- bei Eigenherstellung steht der Eintrag auf -STD-
Kr-Kassen-GP-Gruppen: GP-Gruppe der zugeordneten Krankenkassen für die es einen Sondervertrag gibt, siehe oben
Station: Station/ Praxis die beliefert werden darf oder eben nicht beliefert werden darf
Ab-und Bis-Datum: Datumsbereich in dem die Versorgung erlaubt bzw. nicht erlaubt ist
Status: erlaubt/ nicht erlaubt oder nicht definiert

Der Aufruf des Vertragsmanagers erfolgt aus der Auftragsübersicht (Snapshot-Liste) heraus für bereits eingegebene Zubereitungen. Sie finden den relevanten Button „Vertrags-Check“ auf der Registerkarte „Bearbeiten“ direkt unter dem „Dosis-check“.

Dienstleistung/ Anschaffungskosten

Es ist möglich, für eine Rezeptur eine (oder auch mehrere) Dienstleistungen zu dokumentieren.
Damit sind zusätzliche Leistungen gemeint, die nicht in der Arbeitspreis-Pauschale miterfasst sind und gesondert mit der Krankenkasse vereinbart wurde.
Um dies durchzuführen, wird für jede betreffende Dienstleistung ein Artikel angelegt, welcher der Gruppe Dienstleistungen hinzugefügt werden muss.

Tragen Sie als Verrechnungs-EK bitte den Netto-Taxpreis ein.

Auf eine bereits dokumentierte Rezeptur (die also pharmazeutisch gesehen bereits abgeschlossen ist) kann dann im Nachgang (vor der Taxation) ein Dienstleistungsartikel hinzu dokumentiert werden. Dies erfolgt wie die Dokumentation eines Vorwurfes über das Kontextmenü der Auftragsübersicht.

Beim Taxieren wird der beim dafür verwendeten Artikel eingetragene Verrechnungs-EK als Preis oder eben der reale EK aus einem Wareneingang entsprechend mit taxiert.
(Voraussetzung ist allerdings, dass beim jeweiligen Taxtyp der „Doku-Artikel-Filter“ so eingestellt ist, dass auch Dienstleistungen mit taxiert werden und beim jeweiligen Taxtyp der dafür neu hinzugefügte Tax-Positions-Typ „Dienstleistung“ mit einer Auftragsformel eingetragen ist.

Beispiele für Formeln:
- [PreisNettoSum]*0 --> Verrechnungs-EK aus dem Artikelstammsatz
- $EVAL:GetArtLagIDBestDetEKOnTM([ArtLagID])*[ArtTMAnz];VerrechEK;ApoEkOnTaxDat~[PreisNettoSum]*0 --> realer EK aus Wareneingang, VerrechEk, ABDAEK (wird es nicht geben), Preis 0€

Ebenso geht dieser Artikel auch in die elektronischen Rezeptdaten mit der Sonder-PZN 0999637 ein (FiveRx), wenn in der Einstellung zu den e-Rezept-Parametern ebenfalls der Filter entsprechend auf Dienstleistungen erweitert ist.

Auszug des e-Rezeptes

Wenden Sie sich für diese Einstellungen bitte an die Hotline bzw. beachten hier auch die allg. Anleitung für das Definieren von Taxtypen

Neue Option//Produktion von Lohnhersteller-Aufträgen verhindern

Es gibt eine neue Option in der eingestellt werden kann, dass die Artikelzusammenstellung/Produktion NICHT gestartet werden kann, wenn ein Lohnhersteller im Auftragskopf zugeordnet ist.
Damit kann verhindert werden, dass Zubereitungen, die NICHT in der Apotheke hergestellt und abgerechnet werden- aber trotzdem der Vollständigkeit halber als Auftrag eingegeben werden- nicht aus Versehen dennoch zusammengestellt und produziert werden.

Der Standardwert steht auf TRUE. Passen Sie ggf. diese Option an, wenn Sie Zubereitungen zusammenstellen wollen, die einen Lohnhersteller zugeordnet haben.

Impressum: WAE-Pharma GmbH, Geschäftsführer Dr. Wolfgang Erdle, Manuela Erdle, HRB 19561 Amtsgericht Augsburg, USt-IDNr: DE226852527
Alemannenweg 17, 86391 Stadtbergen