Anleitung SteriBase-AutoTax (ab SteriBase-Version 4.xx)

Allgemeines

SteriBase-AutoTax ist ein optionales Zusatzprogramm zu SteriBase für die spezielle Abrechnung von sterilen Herstellungen mit Krankenhäusern und Kliniken.
Die Grundlage dafür sind hinterlegte Tax-Parameter (Wirkstoffe, Rek./TL-LM, Applikationsbehältnis, Arbeitspauschale etc.), die je nach Auftraggeber gepflegt werden.

Es unterscheiden sich drei verschiedene Preis-Abrechnungs-Modelle für die Wirkstoffe:

1. Warendurchlauf 1:1, es wird der realer EK nach Abrechnungsmenge berücksichtigt. Die Grundlage hierfür ist die Dokumentation mit der Artikelzusammenstellung. Es wird explizit die Menge abgerechnet, die tatsächlich dokumentiert (verbraucht) wurde.
2. INN-Variante, es wird pro Wirkstoff ein Preis hinterlegt (z.B. Preis/mg Wirkstoff), der evtl. sogar auf die nächste kleinste Packung aufgerundet und abgerechnet werden kann. Dabei ist es unerheblich, was in der Dokumentation (mit Artikelzusammenstellung) verbraucht wurde. Es wird gemäß der Anforderung abgerechnet, nicht der Artikelzusammenstellung.
3. Abrechnung nach tatsächlich verbrauchter Menge (z.B. 1,75 Teilmengen), wobei der Preis eines Artikels aus der Tabelle "VK-Preise nach Auftraggebern" ermittelt wird. Die Grundlage hierfür ist die Dokumentation mit der Artikelzusammenstellung. Es wird explizit die Menge abgerechnet, die tatsächlich dokumentiert (verbraucht) wurde.
   Diese Variante bietet Auftraggeber unterschiedliche Abrechnungspreise. Sei können aber auch einen Preis für alle Auftraggeber hinterlegen.

Ab der SteriBase-Version 4.20.015 können auch Verwürfe mit taxiert werden.
 

Für alle Abrechnungsmodelle gilt:

• Sie brauchen keine SteriBase-Warenwirtschaft etabliert haben. Für den Warendurchlauf 1:1 wäre dennoch eine echte Warenwirtschaft sinnvoll.
• Die Zubereitungen müssen zum taxieren dokumentiert sein.

Start von SteriBase AutoTax

Gehen Sie im SteriBase Hauptmenü unter WEITERE links unten auf Auto-Tax-Modul.

Einstellungen vornehmen

Um eine Taxation zu starten, müssen Sie zunächst die Einstellungen vornehmen, klicken Sie dazu im Hauptmenü auf „Zur Tax-Automation“, um in das Auswahlformular zu gelangen.

Tax-Parameter

Hier sind die wesentlichen Parameter, in Artikelfunktion kategorisiert, aufgelistet.

Diese Parameter werden durch den Anwender bitte nicht geändert.
Eigen angelegte Parameter werden derzeit NICHT unterstützt!

Es werden Trägerlösungen und Applikationsbehältnisse nach LM-Menge differenziert. Es unterscheiden sich:

• REK-/TL-LM <= 100 ml / ApplB + TL <= 100ml
• REK-/TL-LM >   100 ml / ApplB + TL >   100 ml

Ebenso wird die Herstellungspauschale differenziert angegeben. Es wird eine generelle Basis-Arbeitspauschale für das Herstellen einer Zubereitung (ohne erforderliche Rekonstitution) berücksichtigt, die immer berechnet wird, und eine Zusatz-Pauschale für zu rekonstituierende Zubereitungen, die auf die Basis-Pauschale addiert wird.


Wirkstoff-PZN-Zuordnung

Hier sehen Sie eine Tabelle mit den Wirkstoffen und den zugeordneten (hausinternen) PZN.

Erfolgt die Endfakturierung z.B. über Ihr Apothekenwarenwirtschaftssystem und nicht über SteriBase , so können Sie in Ihrer Warenwirtschaft eigene Artikel anlegen ( z.B. Cyclophosphamid Zubereitung) und diese hausintern vergebene PZN hier zuordnen.


INN-Preis-Modelle

Über die Schaltfläche „INN-Preis-Modelle“ definieren Sie Ihre eigenen INN-Modelle.

Um ein neues Modell anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neues Modell“. Geben Sie zunächst eine explizite Bezeichnung an und evt. eine Beschreibung/ Bemerkung.

Auf der Registerkarte "INN-Preise" geben Sie nun alle Wirkstoffe an, die Sie abrechnen möchten, und vergeben einen Preis in € bezogen auf eine Einheit (z.B. Preis pro mg Wirkstoff).
Sie können für diese Wirkstoffe eine Menge angeben (z.B. aufrunden auf 500 mg), auf die dann aufgerundet wird.

Beispiel: Fluorouracil hat einen Preis von 0,10€/ mg Wirkstoff. Werden in einer Zubereitung 950 mg Fluorouracil verwendet, so wird in der Taxation auf die nächste (angegebene) Menge aufgerundet, d.h. es werden auf 1000 mg aufgerundet und abgerechnet.

Bei einem Rundungswert von 0 wird explizit die Menge berechnet, die angefordert ist.

Sie können beliebig viele verschiedene Preis-Modelle anlegen.

Tax-Parameter nach Auftraggebern pflegen

Über diese Schaltfläche ordnen Sie die einzelnen Tax-Parameter den Auftraggebern zu.

Wählen Sie zunächst einen Auftraggeber aus und legen nun nacheinander die Parameter mit dazugehörigem Preis-Modus fest.

Preismodus

1. Realer EK nach Abrechnungsmenge
   Es wird Ihr realer EK berechnet. Der reale (exakte) EK-Wert eines Artikels kann in SteriBase aus 2 Feldern bezogen werden. Die perfekte Variante ist dabei die Ermittlung des für einen konkreten Wareneingang (Bestellung) verbuchten EK-Wertes, der eben genau für diese Lieferung bezahlt wurde. Dies setzt folgerichtig voraus, dass die Wareneingänge auch in SteriBase erfasst werden.
   Haben Sie die SteriBase-interne Warenwirtschaft nicht etabliert, so gibt es dennoch eine sehr einfache und effiziente Methode SteriBase Ihre EK-Preise mitzuteilen. Dies ist über das Feld "Verrechnungs-EK" auf Artikelebene möglich. Es muss dann nur einmalig je Artikel gepflegt werden bzw. bei Änderung der Konditionen für einen Artikel. Aber auch wenn Sie die Wareneingänge in SteriBase verbuchen, ist es sinnvoll, den Verrechnungs-EK auf Artikelebene dennoch zu pflegen. Der Verrechnungs-EK wird nämlich dann als EK herangezogen, wenn zwar eine Warenlieferung bestandsmäßig verbucht wurde, diese aber noch nicht mit einem Wert versehen wurde, weil z.B. die Rechnung dafür erst am Monatsende kommen wird, die Ware aber schon verarbeitet wurde.
   Fazit: Die Pflege des Verrechnungs-EK auf Artikelebene ist mit wenig Aufwand umsetzbar und dient der Qualität der Preisberechnungen. Das Feld für den Verrechnungs-EK eines Artikels finden Sie in der SteriBase-Artikelverwaltung auf der Registerkarte "Preise" eines Artikels
2. Fixer Preis, in Kombination mit Angabe eines Preises in €
3. INN-Preis nach Auftragsdosis (für Wirkstoffe), in Kombination mit Angabe eines INN-Preis-Modells
4. VK je Auftraggeber nach Abrechnungsmenge, in Kombination mit Angabe von fixen Preisen
   Sie hinterlegen im Artikel auf der Registerkarte "Preise" in der Tabelle "VK nach Auftraggebern" einen Netto-Preis pro Auftraggeber.
   Wird dort ein Preis für den Standard-Auftraggeber (-STD-) hinterlegt, so wird dieser Preis auch dann verwendet, wenn für einen bestimmten anderen Auftraggeber kein expliziter Preis hinterlegt wurde.
   Dies macht die Preispflege einfacher, wenn für alle oder zumindest die meisten Auftraggeber der gleiche Preis gelten soll. Es müssen dann eben nur noch die Ausnahmen gepflegt werden.
    

Eine Tax-Automation starten

Um nun eine Taxation zu starten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Tax-Automation starten“.
Sie gelangen in das Auswahlformular, in dem Sie zunächst den Auftraggeber mit Kostenstelle und Applikationsdatum festlegen.
Des Weiteren können Sie den Zubereitungsstatus setzen, so dass auch nur die dokumentierten Zubereitungen taxiert werden.
Um Verwürfe mit zu berechnen, setzen Sie das Häkchen bei "Dokumentierte Verwürfe mitberechnen".
(Der Wert des Häkchens wird für den angemeldeten Win-User für den nächsten Aufruf gespeichert und als Default-Wert gesetzt)

Auftraggeber/ Kostenstellen

Markieren Sie den gewünschten Auftraggeber/ Kostenstellen. Eine Mehrauswahl ist möglich, markieren Sie dazu einfach die entsprechenden Zeilen. Um vereinzelte Auftraggeber/ Kostenstellen zu selektieren, halten Sie während der Markierung die „Strg-Taste“ gedrückt.

Datumsbereich

Über die Felder "Appl-Datum von" und "Appl-Datum bis" geben Sie generell den Datumsbereich der zu taxierenden Aufträge ein (z.B. gesamte letzte Woche/ einzelne Tage etc.).

Nachdem Sie die Auftraggeber/ Kostenstellen und ein Datumsbereich festgelegt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Taxieren starten“.

Die Berechnung der einzelnen Zubereitungen wird bearbeitet. Den Fortschritt erkennen Sie an dem Balken, der sich fortschreitend blau färbt.

Taxliste Drucken

Über diese Schaltfläche können Sie die Berechnungen ausdrucken. Wählen Sie die Preisangabe in brutto oder netto (mit Angabe der MwSt) --> Ausdruck ansehen.

Taxliste Bearbeiten

Über diese Schaltfläche lassen sich die einzelnen Taxationen in der Detailansicht anzeigen.

Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Detailansicht zu öffnen.

Hier haben Sie die Darstellung der einzelnen Parameter mit den Abrechnungspreisen (netto).

Möchten Sie einen Preis korrigieren, so überschreiben Sie den vorgegebenen Preis. Anschließend werden Sie gefragt, ob diese Änderung gespeichert werden soll.

Taxliste als Excel exportieren

Die Taxationsdaten lassen sich im MS-Excel-Format exportieren.

Klicken Sie auf die Schaltfläche, um den Excel-Export zu starten.

Es öffnet sich ein Auswahldialog, in dem Sie einen Pfad angeben, wo die Excel-Datei gespeichert werden soll.

Folgende Daten werden exportiert:        

Die Exceldatei können Sie anschließend öffnen und nach Ihren speziellen Vorgaben weiter sortieren, differenzieren, gruppieren etc..

Rezeptpositionen erstellen

Über diese Schaltfläche können Sie für die soeben berechneten Zubereitungen in einem Zug die Rezeptpositionen erstellen. Aus diesen Rezeptpositionen heraus können Sie eine Sammelrechnung für den jeweiligen Auftraggeber erzeugen, --> Rechnungen aus Rezeptposition generieren.

mögliche Fehlerquellen bei der Taxation

• keine Parameter bei den Tax-Einstellungen nach Auftraggebern hinterlegt/ Parameterangaben nicht vollständig ( z.B. Angabe des fixen Preises nur in Verbindung mit einer Preisangabe)
• Artikelzusammenstellung nicht vollständig durchgeführt
• Zubereitungen wurden abschließend nicht dokumentiert
• keine Kostenstelle im Auftrag zugeordnet
   

Impressum: WAE-Pharma GmbH, Geschäftsführer Dr. Wolfgang Erdle, Manuela Erdle, HRB 19561 Amtsgericht Augsburg, USt-IDNr: DE226852527
Alemannenweg 17, 86391 Stadtbergen