SteriBase-Handbuch
| Artikel Lagerverwaltung | Bestellung | Geschäftspartner | Auftrag | Taxation / Rezeptdruck | Weitere Funktionen |
| Stoffe | Rezeptpositionen | Rechnung | Ausdruck | Produktion | Schnittstellen |
Im Kopf des Formulars werden die Namen, Titel, Geburtsdatum eingetragen.
Je nach Art des Geschäftspartners sollten diese Felder ausgefüllt werden. (Bei
einem Patienten ist das Geburtsdatum wichtig, während dieses bei einem Verordner
oder Mitarbeiter eher unrelevant ist.)
Name: Nachname oder auch Firmenname bei neutralem Geschlecht. Eine
Eingabe in dieses Feld ist zwingend erforderlich.
Vorname: Vorname, eine Eingabe ist z.B. bei einer Firma nicht
erforderlich
Firmen-Name: Firmenname, bei nicht personenbezogenen Geschäftspartnern
(z.B. Hersteller, Lieferanten, Praxen, etc.)
Geschlecht: weiblich, männlich oder neutral (neutral für Firmen,
Lieferanten, Auftraggeber, sofern KEINE Person explizit mit definiert werden
soll)
Anrede: Herr/ Frau/ Fa.
Titel: Dr./ Dr. med., hier können beliebige Titel eingetragen werden auch
wenn diese in der Auswahlliste nicht vorgeschlagen werden
GPID: SteriBase interne eindeutige GP-ID, über die
jeder GP eindeutig identifiziert werden kann.
Geburtsdatum: Geburtsdatum
Kürzel: Kürzel, der Eintrag ist optional und kann beliebig gewählt
werden. In der
Bestellübersicht wird wegen Platzmangel
nicht der Name des Mitarbeiters angezeigt, sondern das hier hinterlegte Kürzel.
Archiv-Kennzeichen: sollte gesetzt werden, wenn der GP nicht mehr
gebraucht wird, d.h. der Patient ist verstorben oder ein Lieferant ist pleite.
Hier werden die Adressdaten des jeweiligen GP erfasst. Die Eingabe der Nation und des Bundeslandes ist optional.
Angenommen, Sie haben gerade einen neuen Patienten (Verordner) angelegt,
über den eine wichtige Information unbedingt an Ihre Kollegen, die auch
innerhalb von SteriBase arbeiten, weitergegeben werden soll.
Tragen Sie in diesem Fall diese Nachricht in das Feld Message ein.
Wird dieser Patient oder Verordner in einer Zubereitung oder auch ein Lieferant
in einer Bestellung ausgewählt, so
erscheint die Message als PopUp auf dem Bildschirm.
Es kann nicht weitergearbeitet werden, bis diese Meldung mit OK bestätigt
wurde.
Hier werden patientenspezifische Daten erfasst und somit ist das Bearbeiten dieser Registerkarte hauptsächlich für Patienten essentiell.
Krankenkasse:
Versicherungsnummer:
Status:
Hier tragen Sie optional die Krankenkasse ein, über die der Patient
versichert ist.
Die Krankenkasse ist selbst ein GP und muss vorher angelegt und der GP-Gruppe
Krankenkassen zugeordnet sein.
Versicherungsnummer des Patienten bei dessen Krankenkasse mit Status.
Datum, wie lange die Versicherungskarte bei der KraKa gültig ist
Angabe des Versicherungsstatus, bei befreit mit zusätzlicher Angabe wie lange diese Befreiung gültig ist.
Der Hausarzt des Patienten, der ebenfalls zunächst als eigener GP angelegt und der GP-Gruppe Verordner zugeordnet werden muss.
Hier können Sie Infos über Angehörige des Patienten als Freitext erfassen.
Hier legen Sie die Stationszugehörigkeit des Patienten fest, wobei ein Patient gleichzeitig mehreren Stationen zugeordnet sein kann.
Hier hinterlegen Sie Aufnahme/ Episoden-Nr. des Patienten mit entsprechender Systemzuordnung aus welchem System diese Nummer stammt z.B. AMOR.
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Hier können Sie die Laborwerte eines Patienten hinterlegen, indem Sie einen neuen Wertesatz anlegen --> Zuordnung von Laborwerten im Auftrag |
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Hier können Sie Diagnosen (ICD-10-Systematik angepasst) hinterlegen
--> Zuordnung von Diagnosen im Auftrag |
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Hier können Sie historische Dosierungen vor Eingabe der Zubereitungen hinterlegen, anhand hinterlegter Dosis-Parameter im Wirkstoff werden kumulative Dosen errechnet |
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Hier können Sie den dokumentierten Gewichtsverlauf der einzelnen Aufträge einsehen |
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Hier können Sie beliebige externe Patienten-ID´s hinterlegen (z.B. die Patienten-ID in der Praxis, in der der Patient behandelt wird) |
Die schon mehrfach erwähnte Zuordnung eines Geschäftspartners zu eine GP-Gruppen wird auf dieser Karte vorgenommen.
Jeder GP kann in beliebig vielen GP-Gruppen gleichzeitig sein.
In der Abb. sehen Sie die typische Zuordnung einer Hersteller-Firma zu den
Gruppen Anbieter, Hersteller und Lieferanten.
Weitere GP-Gruppen können Sie selbst definieren. Eine Anleitung dafür finden Sie im Hauptmenü unter WEITERE/ Auswahllisten.
Sie können die einzelnen Geschäftspartner untereinander verlinken.
Wäre wie abgebildet z.B. Herr Fred Fix, der für Sie zuständige Referent der Fa. Baxter, so existiert auch Fred Fix als GP.
Um Baxter mit Fred Fix zu verlinken, wählen Sie ihn im Feld Links zu
anderen GP´s aus
der Dropdown-Liste aus.
Selbstverständlich können Sie zu beliebig vielen anderen GP´s verlinken.
Möchten Sie, dass Sie einen bestimmten GP nicht nur unter den in den Feldern Name, Vorname und Fa-Name eingetragen Feldern finden, so können Sie in dieser Tabelle beliebig viele weitere synonyme Namen und Begriffe eintragen, bei deren Eingabe in der GP-Suche der aktuelle GP ebenfalls gefunden werden soll.
Diese Detailtabelle bietet Ihnen die Möglichkeit so viele
Kommunikationseinträge zu einem GP zu hinterlegen wie Sie möchten (z.B. 5
Tel-Nummern).
Nicht nur Tel. und Fax-Nummern werden hier erfasst, sondern auch e-mail- und
Internet-Adressen.
Wählen Sie im Feld Kom-Typ aus, welche Art von Eintrag Sie erfassen möchten
und geben Sie dann im Feld Eintrag die Nummer bzw. die Adresse ein.
Wenn es sich um e-mail und Internet-Adressen handelt, starten Sie durch einen
Doppelklick auf das Feld Eintrag Ihr Stand-Mailprogramm bzw. den
Standard-Browser mit der entsprechenden Adresse.
Zu jedem GP können Sie beliebig viele Memos in beliebiger Länge hinterlegen.
Jede Memo wird dabei mit Datum und Namen des Anwenders eingetragen, vom dem der jeweilige Memo-Eintrag stammt.
Je nachdem, um welchen GP-Typ es sich handelt, können verschiedene Detail-Infos sinnvoll sein.
Welche Felder hier also ausgefüllt werden, hängt also davon ab, ob der GP eine Krankenkasse, eine Hersteller-Firma, ein Verordner oder ein Patient ist.
Ist der aktuelle GP eine Krankenkasse, so wird in diesem Bereich
(rechts unten) festgelegt, ob es sich um eine gesetzliche oder eine private Krankenkasse
handelt. Des Weiteren können Sie festlegen, ob es sich um eine Primär (RVO)-
oder Ersatzkasse handelt.
Hier können Sie auch die für Krankenkassen bundesweit eindeutigen IK-Nummern
(7-stellig)und die VKNR (5-stellig) eintragen.
Alle ABDA-Hersteller / Anbieter werden von über eine bundesweit eindeutige
Nummer gekennzeichnet.
Diese Nummer stellt damit gleichzeitig die Schnittstelle zu den ABDA-Daten dar,
über die z.B. die GP-Daten eines Herstellers mit den aktuellen ABDA-Daten
synchronisiert werden können. Ist hier eine gültige Nummer eingetragen, so
können Sie den GP mit den ABDA-Daten synchronisieren.
Eine Anleitung zum Synchronisieren auf den aktuellen Stand (Tel, Fax, Net, etc.)
von ABDA-GP´s finden Sie hier.
Soll dieser GP bewusst nicht mit ABDA-Daten synchronisiert werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nicht mit ABDA-Daten synchronisieren.
Über die Schaltfläche "Eigene Kd-Nr. bei diesem Lieferanten" können Sie Ihre Kundennummer hinterlegen. Alternativ dazu können Sie über WEITERE/ Eigene Kundennummern bei Lieferanten Ihre Kd-Nr. für alle Lieferanten gleichzeitig hinterlegen. Eine Anleitung dafür finden Sie hier.
Jeder Kassen-Vertragsarzt (Praxis) erhält von der KV eine bundesweit eindeutige KV-Nummer.
Ist der aktuelle GP also ein Verordner / Arzt, so tragen Sie in dieses Feld dessen KV-Nummer ein.
Dieses Feld könnte z.B. für den Datenaustausch mit Krankenkassen interessant sein, als auch für den vollständigen Rezeptdruck.
In diese beiden Felder können Sie zu allen GP´s zwei weitere externe
GP-ID´s eintragen.
Z.B. könnte die Externe GP-ID 1 die GP-Nummer in Ihrer
Standard-Apotheken-Software sein und die GP-ID 2 die frühere Patienten-Nr eines
Patienten in einem anderen Zyto-Programm (z.B. Zenzy).
Was unter GP-ID 1 / 2 eingetragen wird, legen Sie einfach einmal hausintern fest.
Hier können Sie Zahlungsarten, -bedingungen, Bankverbindungen, Debitoren- und Kreditoren Kto-Nr. für diesen GP auswählen.
Sie können eigene Rechnungsanschreiben definieren. Die Zuordnung dieses Anschreibens zu einem GP erfolgt unter "Rech.-Anschreib.-Text", eine Anleitung um eigene Rechnungsanschreiben zu definieren, finden Sie hier.
Falls Sie ein numerisches System für die Debitoren-Kto-Nr. der Kunden verwenden, kann SteriBase neue Nummern automatisch vorschlagen. Ein Klick auf den Button neben dem Debitoren-Nummernfeld erzeugt die nächste freie Nummer (höchste vorhandene + 1).
Handelt es sich beim aktuellen GP um einen Auftraggeber (Praxis / Klinik), so
kann die Praxis / Klinik in beliebig viele Stationen und Kostenstellen
unterteilt werden.
Auch eine 1-Arzt-Praxis sollte schon gleich eine Station und eine Kostenstelle
erhalten.
Wichtig:
Es ist sehr zu empfehlen, die Person eines Verordners und die Praxis / Klink
in der er tätig ist nicht als einen GP sondern von vorneweg als zwei getrennte
GP´s anzulegen.
Der Verordner selbst ist ja nicht zwingend an die eine Praxis gebunden, er könnte ja gleichzeitig oder später einmal auch in einer Klinik tätig sein. Der Verordner als Person bleibt dabei der gleiche GP, der aber evtl. unter einem anderen Auftraggeber arbeitet.
Insgesamt legen Sie in diesem Fall 3 Geschäftspartner an:
Einen GP für die Praxis als Neutrum (siehe Abbildung oben) und je einen
Geschäftspartner für die beiden Ärzte als
Verordner.
Legen Sie in diesem Falle einfach zunächst einen GP für die Praxis selbst
an:
GP-Name und GP-Fa-Name: z.B. Müller/Meier, Dres. Gem.-Praxis
Ordnen Sie diesen Praxis-GP in die GP-Gruppen:
Auftraggeber/Kunden und Praxen und legen dann jeweils 2 Stationen und 2 Kostenstellen an: z.B.:
Meier Praxis, Müller Praxis
Legen Sie dann zusätzlich je einen GP für Dr. Müller und einen für Dr. Meier an, der jeweils die Person des Arztes repräsentiert, und ordnen Sie sie jeweils der GP-Gruppe Verordner zu.
Wenn Sie möchten, können die GP anschließend miteinander verlinken (dies ist aber keineswegs essentiell für die Funktion).
Bei einer Klink wird ebenfalls die Klinik zunächst als eigener neutraler GP angelegt und ihr dann die entsprechen Stationen und Kostenstellen zugeordnet (z.B. die Stationen 1A, 2B, ... und die Kostenstellen 2345, 6788, ...).
Anschließend werden alle Ärzte der Klinik als Verordner angelegt.
Dabei kann einer der Klinik-Verordner evtl. bereits als GP existieren, wenn Sie
ihn z.B. schon im Zusammenhang mit seiner privaten Praxis erfasst haben. Er wird
dann natürlich nicht ein zweites mal angelegt.
Hinweis:
Auch wenn es sich um eine 1-Mann-Praxis handelt ist es sinnvoll, für Praxis,
und Arzt 2 getrennte GPs anzulegen und der Praxis jeweils mind. eine Station und
eine Kostenstelle zuzuordnen, um bei der Eingabe einer Zubereitung alle Felder
sinnvoll ausfüllen zu können.
Dies macht auch schon vorausschauend Sinn, wenn evtl. zur Einzelpraxis
später noch ein zweiter Arzt hinzukommt.